RGPD para inmobiliarias: qué datos puedes guardar y por cuánto tiempo
Guía práctica de cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos para agencias inmobiliarias y propietarios. Plazos, derechos y sanciones.
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El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos afectan a cualquier inmobiliaria o propietario particular que recoja datos de candidatos a inquilinos. El desconocimiento no exime, y las sanciones de la AEPD por incumplimiento pueden ser graves.
Esta guía cubre los puntos prácticos de cumplimiento que toda inmobiliaria debería conocer en 2026.
Marco legal aplicable
El cumplimiento de protección de datos en inmobiliaria se rige por:
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD): aplicable directamente
- Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD): adaptación española
- Resoluciones de la AEPD: criterios interpretativos
- Guías sectoriales publicadas por la AEPD para inmobiliarias
Qué datos puedes pedir y bajo qué base legal
Datos básicos del candidato
Bajo interés legítimo (art. 6.1.f RGPD) puedes pedir:
- Identidad: nombre, apellidos, NIF/NIE, fecha de nacimiento
- Contacto: teléfono, email, dirección actual
- Económicos: nómina, vida laboral, declaración renta
- Profesionales: contrato laboral, certificados de empleo
- Familiares: composición del hogar (para evaluar adecuación de la vivienda)
Datos NO necesarios
Pedir estos datos viola el principio de minimización y puede ser sancionado:
- Religión o creencias
- Orientación sexual
- Origen racial o étnico
- Datos de salud (salvo justificación específica)
- Antecedentes penales (salvo casos justificados con base legal específica)
- Datos genéticos o biométricos
Cuándo SÍ necesitas consentimiento expreso
- Comunicaciones de marketing (publicidad de otras viviendas)
- Cesión de datos a terceros (aseguradora, central de morosos)
- Tratamiento de datos sensibles (en casos justificados)
- Decisiones automatizadas sin intervención humana (scoring de IA)
Plazos de conservación por tipo de dato
| Tipo de dato | Plazo de conservación | |---|---| | Candidato no seleccionado | Hasta decisión (máx. 30 días) | | Candidato seleccionado, contrato firmado | Durante contrato + 4 años (prescripción) | | Documentos del contrato | 6 años (Ley General Tributaria) | | Justificantes de pago | 5 años (LAU) | | Datos de marketing | Hasta retirada del consentimiento | | Comunicaciones | 2 años desde última interacción | | Documentos del seguro de impago | Durante póliza + 5 años |
Importante: pasado el plazo, debes borrar los datos activamente. No basta con "no usarlos".
Derechos del candidato (los 8 derechos ARCO+)
1. Acceso
El candidato puede pedir copia de todos los datos que tienes sobre él. Plazo de respuesta: 30 días.
2. Rectificación
Si los datos son incorrectos o incompletos, el candidato puede pedir su corrección. Plazo: 30 días.
3. Supresión ("derecho al olvido")
El candidato puede pedir el borrado de sus datos cuando:
- Ya no son necesarios para la finalidad
- Retira su consentimiento (si esa era la base legal)
- Hay una decisión de no contratar
Plazo: 30 días.
4. Limitación del tratamiento
Si hay disputa sobre la exactitud de los datos, el candidato puede pedir que solo se conserven (no se usen) hasta resolver.
5. Portabilidad
El candidato puede pedir sus datos en formato estructurado para llevarlos a otro responsable (otra inmobiliaria).
6. Oposición
A tratamientos basados en interés legítimo, el candidato puede oponerse. Debes demostrar interés legítimo superior o cesar el tratamiento.
7. No ser objeto de decisiones automatizadas
Si usas IA para decidir si firmar (scoring crediticio automático), el candidato puede pedir revisión humana.
8. Información
Antes de recoger datos, debes informar de qué vas a hacer con ellos (cláusula informativa).
Documentos obligatorios del responsable
Toda inmobiliaria debe tener disponible para la AEPD:
1. Registro de Actividades de Tratamiento (RAT)
Documento que lista todos los tratamientos de datos que realizas. Para una inmobiliaria típica:
- Captación de candidatos a inquilino
- Gestión del alquiler
- Comunicaciones a propietarios
- Marketing (si lo haces)
- Gestión laboral interna
2. Cláusula informativa
Texto que entregas a los candidatos antes de recoger sus datos. Debe incluir:
- Responsable del tratamiento (tu inmobiliaria + datos de contacto)
- Finalidad y base legal
- Plazo de conservación
- Destinatarios (si los datos se ceden)
- Derechos del candidato y cómo ejercerlos
- Reclamación ante la AEPD
3. Política de privacidad pública
En tu web debe haber una política de privacidad accesible que cubra:
- Cookies
- Formularios de contacto
- Newsletter
- Captación de candidatos online
4. Contratos con encargados de tratamiento
Si externalizas servicios que tocan datos (CRM externo, gestoría, herramienta de verificación), necesitas un contrato de encargado que regule el tratamiento.
Sanciones por incumplimiento
Las sanciones de la AEPD se clasifican en:
Leves (hasta 40.000 €)
- No tener cláusula informativa
- No responder a una solicitud de derechos en plazo
- Conservar datos más allá del plazo
Graves (hasta 300.000 €)
- Tratamiento sin base legal
- Cesión de datos sin consentimiento
- No reportar brechas de seguridad
Muy graves (hasta 20 millones € o 4% facturación)
- Tratamiento de datos sensibles sin base
- Filtraciones masivas no comunicadas
- Decisiones automatizadas perjudiciales sin revisión
Sanciones medias reales
Para inmobiliarias pequeñas, las sanciones típicas son 1.000-10.000 € por incumplimientos formales. Las grandes (filtraciones masivas) llegan a cientos de miles.
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Preguntas frecuentes
¿Necesito el consentimiento expreso del candidato para verificar sus documentos?+
No siempre. El art. 6.1.f del RGPD permite tratar datos bajo 'interés legítimo' para evaluar la solvencia del candidato. Pero es buena práctica informar al candidato del tratamiento que vas a hacer y obtener su firma en una cláusula informativa. Para datos sensibles (salud, religión, etc.) sí es obligatorio consentimiento expreso.
¿Puedo guardar copia del DNI del candidato no seleccionado?+
Solo durante el proceso de selección (máximo 30 días). Una vez decidido no firmar con ese candidato, debes borrar todos sus documentos personales. Conservarlos más tiempo sin causa justificada es infracción del RGPD.
¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento del RGPD?+
Las sanciones administrativas pueden ir de 1.000 € a 20.000.000 € (o el 4% del volumen de negocio anual mundial si es mayor). En la práctica, para inmobiliarias pequeñas las sanciones suelen ser de 1.000-10.000 € por infracciones leves o medias. Las graves (filtración masiva de datos) llegan a millones.
¿Tengo que tener un Delegado de Protección de Datos (DPO)?+
Obligatorio solo si tratas datos a gran escala (>10.000 personas/año) o categorías especiales (salud, etc.). Para inmobiliarias pequeñas o medianas no es obligatorio. Pero sí es recomendable tener una persona responsable de RGPD y un proveedor externo de asesoramiento para casos complejos.
¿Cómo gestiono una solicitud del candidato para que le borre sus datos?+
Tienes 30 días para responder. Si los datos están en período de conservación legal obligatorio (contratos, facturas), no podés borrarlos hasta que termine. Si están fuera de obligación legal, debes borrarlos completamente, incluyendo backups. Documentar la solicitud y respuesta como evidencia ante una inspección de la AEPD.
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